Data trecută am pomenit despre ce-ar trebui făcut la începutul fiecărei zile de lucru, iar primele ore ale activății propriu zise au un efect important asupra productivității generale. Dar pentru a începe bine rutina din fiecare dimineață trebuie să-ți închei ziua anterioară așa cum trebuie. Modul în care îți închei ziua este la fel de important precum o începi pe cea următoare. Se spune că un somn bun te ajută foarte mult să reflectezi asupra problemelor de tot felul, dar somnul nu este înlocuitor al acțiunii consecvente pentru rezolvarea lor. Dacă vrei să devii foarte productiv trebuie să știi cum să îți închei ziua la fel de bine precum tratezi începutul ei, așa te vei pune la somn mult mai împăcat și mai puțin tulburat de problemele cotidiene. Acest lucru are un efect considerabil pentru nivelul de stres, pentru starea de relaxare și de fericire pe care ți-o oferă timpul petrecut cu familia și cei dragi.
Lista de mai jos conține o serie de acțiuni care te pot ajuta să-ți închei ziua mai bine:
Evaluează-ți lista lucrurilor de făcut. Verifică cît de mult au avansat proiectele la care lucrezi și că ți-ai îndeplinit cît mai mult și mai bine sarcinile pe care le-ai avut în cadrul proiectelor. Dacă mai poți să finalizezi ceva rapid, în cîteva minute, înainte să pleci fă-o. Acest lucru îți va reduce din timpul pierdut în dimineața următoare. (sursa imaginii este aici)
Revizuiește-ți programul pentru ziua următoare. Asigură-te că ești pregătit pentru toate evenimentele zilei următoare, că știi la ce oră au loc și ce implică ele. Astfel nu doar că eviți (în măsura în care se poate, cîtă vreme nu apar chestii neașteptate) întîrzierile de care am pomenit în articolul anterior, dar îți permite să îți programezi din timp și să aloci suficient timp pentru a îndeplini tot ce-a mai rămas de făcut.
Discută cu colegii și șeful pe marginea proiectelor. În măsura în care se poate, ține o mică ședință sau măcar o discuție cu colegii și șeful pe marginea proiectelor pe care le aveți de făcut, care este starea lor, cît de mult s-a făcut și ce mai trebuie finalizat în următoarele ore sau zile. Așa aveți prilejul să vă actualizați reciproc informațiile și să comunicați mai bine, așa puteți verifica în ce măsură a înțeles fiecare ce mai are de făcut.
Fii ordonat. Nimănui nu-i place să lucreze într-un mediu dezordonat, în care nu ești tocmai sigur unde găsește lucrurile de care are nevoie pentru a-și îndeplini sarcinile, mai ales atunci cînd este sub presiune. Așa că, înainte de a pleca acasă folosește-ți cîteva minute pentru a arunca gunoiul, pentru a-ți organiza un pic hîrtiile de pe masă și fișierele de pe calculator, laptop sau de pe tabletă și cură-ți biroul. Dacă e nevoie să ștergi monitorul de praf sau să speli petele de cafea de pe suprafața biroului nu ezita să o faci, asta îți va da senzația unui nou început cînd te întorci la lucru a doua zi. (sursa imaginii este aici)
Finalizează-ți sarcinile personale. Sfîrșitul zilei este cel mai bun moment în care poți să-ți îndeplinești sarcinile care nu implică comunicare intensă (fie prin telefon, fie prin email) cu oamenii. De exemplu completarea rapoartelor sau altă muncă mai mult sau mai puțin birocratică, ceva ce poți face singur și, eventual, necesită mai multă atenție decît poți oferi în momentele în care apar tot felul de întreruperi. De asemenea, finalul unei zile de lucru este momentul cel mai potrivit pentru a stabili care sînt lucrurile pe care le faci imediat ce ajungi a doua zi la muncă.
Încheie-ți ziua. În măsura în care se poate asigură-te că ai făcut tot ce trebuia făcut în ziua respectivă, astfel încît te poți deconecta de muncă cu adevărat în momentul în care ieși pe ușă pe drum spre casă. Asigură-te că nu lași neterminat nici un lucru pe care îl poți finaliza pe loc. Nu este deloc plăcut să îți iei munca cu tine acasă, mai ales cînd e prezentă doar în gîndurile tale: mai trebuie făcut asta, asta și asta... Chiar dacă rămîi în plus cîteva minute pentru a trimite un mesaj, pentru a răspunde la ceva ce nu necesită mult timp sau pentru a lăsa o notă vreunul coleg, fă-o pentru a avea liniște pe timpul nopții.
Crează o nouă listă cu lucruri de făcut. Stabilește ce-ai de făcut în ziua următoare, pune-le în ordinea priorităților, și actualizează vechea listă incluzînd noile sarcini, modificînd sau ștergîndu-le pe cele vechi. Orice lucru pe care știi deja cum să-l abordezi în dimineața următoare îți va eficientiza întreaga zi.
Reflectează asupra activităților din ziua care tocmai s-a încheiat. Nu toată lumea este dispusă să-și analizeze propriile activități din punct de vedere al eficienței, unii pur și simplu o iau la goană pe ușă în momentul în care apare prima oportunitate (gongul de final al zilei de lucru) și se duc direct la distracție. Dar senzația nu este aceeași cînd pleci de la muncă știind că ai făcut cîteva chestii memorabile în timpul ultimelor ore.
Notează-ți sarcinile îndeplinite. Acest lucru ține mai mult de satisfacția muncii decît eficiența muncii, dar sînt două noțiuni care merg perfect împerună. E de ajuns cîteva momente pentru a trece în revistă sarcinile îndeplinite în cursul zilei și de a le nota pe hîrtie sau într-un fișier personal. Acest lucru îți permite ca de multe ori să pleci acasă cu o atitudine pozitivă. Un compliment venit din partea colegilor, atunci cînd este cazul, ajută considerabil în acest sens.
Din punctul de vedere al atitudinii pentru muncă încearcă să-ți faci treaba cît mai bine, să obții rezultate de calitate, dar în momentul în care îți închei ziua de lucru încearcă să te deconectezi. Lasă stresul la ușa biroului, în urma ta, iar în restul timpului petrece-ți timpul într-un mod plăcut, așa cum crezi tu de cuviință, pentru "a-ți încărca bateriile" pentru a doua zi. Dacă este nevoie închide-ți telefonul de serviciu, nu-ți mai verifica mesajele (decît, eventual, cele personale), etc, etc. Pînă la urmă muncim ca să trăim, nu trăim ca să muncim.
